Przeprowadzenie konferencji
Zorganizowanie oraz przeprowadzenie idealnej konferencji wiąże się dla większości z ogromnym stresem i niepewnością. Emocje te są tym potężniejsze im mniejsze jest nasze doświadczenie w kwestii organizacji spotkań. Żeby ograniczyć możliwość porażki oraz niepokoje wystarczy kierować się siedmioma następującymi zasadami:
1. Musisz liczyć się z tym, że wielu zaproszonych na konferencję uczestników pojawi się przed czasem. Doceń wczesnych gości, spraw, by poczuli się wyjątkowi i dotrzymaj im towarzystwa. Dobrze, że zależy im na nie przegapieniu żadnych wydarzeń, poniekąd w ten sposób okazują Ci szacunek. To jak najbardziej pozytywne zjawisko, dzięki któremu możliwe jest rozpoczęcie zebrania na czas, bez zbędnego opóźnienia.
2. Twoim zadaniem jest traktowanie gości z należytym szacunkiem. Nawet jeżeli jesteś zmęczony i znudzony, nie dawaj tego po sobie poznać. Musisz odpowiednio zająć się ludźmi, by nie żałowali poświęcenia czasu na przybycie na Twoją konferencję. Zdaję sobie sprawę z tego, że mimo wszystko powinni być Ci wdzięczni za zorganizowanie spotkania, które pomoże im otworzyć i rozwinąć swój własny biznes, ale pomimo tego musisz dać z siebie wszystko i przekonać ich, że było warto przemierzyć nawet setki kilometrów, by wziąć udział w tym zebraniu. Najbardziej bowiem liczy się zadowolenie uczestników, nie Twoje.
3. Pamiętaj – nawet, jeżeli wśród uczestników spotkasz swoich bardzo dobrych znajomych, przyjaciół, nie traktuj ich przesadnie wyjątkowo. Łatwo wtedy zapomnieć się, zacząć mówić specyficznym językiem, znanym tylko Waszej dwójce. Takie zachowanie sprawi, że inni goście poczują się mniej ważni, lekceważeni. Dlatego musisz zapewnić WSZYSTKIM zaproszonym osobom indywidualne powitanie. Staraj się naturalnie zapytać o imię, którym potem będziesz daną osobę nazywał, tak, by czuła z Tobą jakąś więź, wiedziała, że starasz się ugościć ją, jak tylko możesz najlepiej. W ten sposób sprawisz, że wszyscy poczują się wyjątkowi i od razu pozytywnie nastawieni na ciąg dalszy wydarzeń.
4. Nie zapominaj o umiarze, który jest bardzo istotny przy powitaniu. Gdy wielki dystrybutor przyprowadza ze sobą gości, nie osaczaj ich swoją osobą. Przywitaj się, poznaj ich firmę oraz imiona. Spraw, by poczuli się komfortowo na organizowanej przez Ciebie konferencji. Nie pozwól, by czuli się wyobcowani, muszą zdawać sobie sprawę z tego, że takie spotkania są na porządku dziennym, a oni jak najbardziej mają prawo brać w nich udział, by dowiedzieć się, jak poprowadzić i rozwinąć swój biznes.
5. Najważniejszym elementem konferencji jest jej rozpoczęcie. Staraj się zacząć ją mniej więcej o zaplanowanej godzinie, w innym wypadku ludzie od razu dostrzegą opóźnienie i zaczną zastanawiać się, co było jego przyczyną. Możliwe, że poczują się obrażeni tym faktem, co poskutkuje brakiem ich obecności na następnych zebraniach, a pamiętaj, że Twoim zadaniem jest danie z siebie wszystkiego, nie stracenie klientów. Jeżeli zaczniesz konferencję o czasie, na pewno to docenią i obdarzą Cię szacunkiem.
6. Przedstawiając kolejnych mówców zadbaj o to, by znać ich historię oraz uprzednio dowiedz się, w jaki sposób lubią być przedstawiani. Jeżeli któregoś z nich znasz bliżej możesz dodać kilka słów od siebie, opowiedzieć krótką anegdotkę, jednak zachowaj umiar. Zachowuj się profesjonalnie, nie daj się ponieść impulsom ani emocjom. Goście mogą poczuć się wykluczeni oraz pominięci, jeżeli okażesz zbyt wielką sympatię wybranym mówcom. To nie zachęci ich do udziału w kolejnych organizowanych przez Ciebie spotkaniach. Oczywiście wiemy, że wyobcowanie przybyłych, nowych w branży ludzi nie jest Twoim zamiarem, ale zapewniam Cię, że właśnie tak się oni poczują.
7. Kończąc, zamykając konferencję dokładnie podziękuj wszystkim mówcom, staraj się o nikim nie zapomnieć. Możesz ogłosić termin kolejnego spotkania, przybliżyć jego program, rozdać ulotki. Wyłącz mikrofony, by wszyscy mogli już porozmawiać bez zbędnego nagłośnienia. To już koniec, możesz odetchnąć z ulgą oraz rozmawiać z uczestnikami o wyzwaniach, jakie stoją przed nimi podczas prowadzenia własnego biznesu. Już nie musisz być tak oficjalny jak na początku, jednak wciąż traktuj wszystkich z jednakowym szacunkiem.
1. Musisz liczyć się z tym, że wielu zaproszonych na konferencję uczestników pojawi się przed czasem. Doceń wczesnych gości, spraw, by poczuli się wyjątkowi i dotrzymaj im towarzystwa. Dobrze, że zależy im na nie przegapieniu żadnych wydarzeń, poniekąd w ten sposób okazują Ci szacunek. To jak najbardziej pozytywne zjawisko, dzięki któremu możliwe jest rozpoczęcie zebrania na czas, bez zbędnego opóźnienia.
2. Twoim zadaniem jest traktowanie gości z należytym szacunkiem. Nawet jeżeli jesteś zmęczony i znudzony, nie dawaj tego po sobie poznać. Musisz odpowiednio zająć się ludźmi, by nie żałowali poświęcenia czasu na przybycie na Twoją konferencję. Zdaję sobie sprawę z tego, że mimo wszystko powinni być Ci wdzięczni za zorganizowanie spotkania, które pomoże im otworzyć i rozwinąć swój własny biznes, ale pomimo tego musisz dać z siebie wszystko i przekonać ich, że było warto przemierzyć nawet setki kilometrów, by wziąć udział w tym zebraniu. Najbardziej bowiem liczy się zadowolenie uczestników, nie Twoje.
3. Pamiętaj – nawet, jeżeli wśród uczestników spotkasz swoich bardzo dobrych znajomych, przyjaciół, nie traktuj ich przesadnie wyjątkowo. Łatwo wtedy zapomnieć się, zacząć mówić specyficznym językiem, znanym tylko Waszej dwójce. Takie zachowanie sprawi, że inni goście poczują się mniej ważni, lekceważeni. Dlatego musisz zapewnić WSZYSTKIM zaproszonym osobom indywidualne powitanie. Staraj się naturalnie zapytać o imię, którym potem będziesz daną osobę nazywał, tak, by czuła z Tobą jakąś więź, wiedziała, że starasz się ugościć ją, jak tylko możesz najlepiej. W ten sposób sprawisz, że wszyscy poczują się wyjątkowi i od razu pozytywnie nastawieni na ciąg dalszy wydarzeń.
4. Nie zapominaj o umiarze, który jest bardzo istotny przy powitaniu. Gdy wielki dystrybutor przyprowadza ze sobą gości, nie osaczaj ich swoją osobą. Przywitaj się, poznaj ich firmę oraz imiona. Spraw, by poczuli się komfortowo na organizowanej przez Ciebie konferencji. Nie pozwól, by czuli się wyobcowani, muszą zdawać sobie sprawę z tego, że takie spotkania są na porządku dziennym, a oni jak najbardziej mają prawo brać w nich udział, by dowiedzieć się, jak poprowadzić i rozwinąć swój biznes.
5. Najważniejszym elementem konferencji jest jej rozpoczęcie. Staraj się zacząć ją mniej więcej o zaplanowanej godzinie, w innym wypadku ludzie od razu dostrzegą opóźnienie i zaczną zastanawiać się, co było jego przyczyną. Możliwe, że poczują się obrażeni tym faktem, co poskutkuje brakiem ich obecności na następnych zebraniach, a pamiętaj, że Twoim zadaniem jest danie z siebie wszystkiego, nie stracenie klientów. Jeżeli zaczniesz konferencję o czasie, na pewno to docenią i obdarzą Cię szacunkiem.
6. Przedstawiając kolejnych mówców zadbaj o to, by znać ich historię oraz uprzednio dowiedz się, w jaki sposób lubią być przedstawiani. Jeżeli któregoś z nich znasz bliżej możesz dodać kilka słów od siebie, opowiedzieć krótką anegdotkę, jednak zachowaj umiar. Zachowuj się profesjonalnie, nie daj się ponieść impulsom ani emocjom. Goście mogą poczuć się wykluczeni oraz pominięci, jeżeli okażesz zbyt wielką sympatię wybranym mówcom. To nie zachęci ich do udziału w kolejnych organizowanych przez Ciebie spotkaniach. Oczywiście wiemy, że wyobcowanie przybyłych, nowych w branży ludzi nie jest Twoim zamiarem, ale zapewniam Cię, że właśnie tak się oni poczują.
7. Kończąc, zamykając konferencję dokładnie podziękuj wszystkim mówcom, staraj się o nikim nie zapomnieć. Możesz ogłosić termin kolejnego spotkania, przybliżyć jego program, rozdać ulotki. Wyłącz mikrofony, by wszyscy mogli już porozmawiać bez zbędnego nagłośnienia. To już koniec, możesz odetchnąć z ulgą oraz rozmawiać z uczestnikami o wyzwaniach, jakie stoją przed nimi podczas prowadzenia własnego biznesu. Już nie musisz być tak oficjalny jak na początku, jednak wciąż traktuj wszystkich z jednakowym szacunkiem.
Dominika Komar
