Organizowanie konferencji
Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej?
Każdy chce, by impreza którą organizuje wypadła jak najlepiej.Połowę sukcesu zapewnia dobre planowanie. Dlatego zanim zdecydujesz, dokąd zaprosić swoich gości, musisz dokładnie przemyśleć wiele czynników. Sala, którą wybierzesz musi być przede wszystkim dostosowana do twoich potrzeb, ale musi zarazem być komfortowym miejscem dla twoich gości.
Przede wszystkim ważne jest, aby poszukiwania rozpocząć parę tygodni przed zaplanowanym wydarzeniem. Jeżeli weźmiesz się do tego w ostatniej chwili, wszystkie sensowne miejsca będą już zajęte. Warto wcześniej podjąć decyzję i upewnić się, że sala będzie wolna w wyznaczonym terminie. Zarezerwuj ją wcześniej, a będziesz spać spokojnie.
Planując konferencję najczęściej musisz trzymać się ustalonego budżetu. Pamiętaj jednak, że nie zawsze wybór najtańszego miejsca jest najlepszy. Przecież chcesz zrobić dobre wrażenie na swoich gościach. Jeśli sala będzie mała i duszna, jeżeli nie będą mieli gdzie zaparkować i będą musieli płacić za posiłki czy napoje, z pewnością nie będą dobrze wspominać tego wydarzenia, a tego przecież nie chcesz. Prestiż twojej firmy na tym ucierpi i następnym razem nikt nie będzie chciał robić z tobą interesów. Wyznacz więc sobie pewne granice, ale nie bądź sknerą.Czasem lepiej wydać nieco więcej pieniędzy i potraktować to jako dobrą inwestycję na przyszłość, niż trochę zaoszczędzić, jeśli ma się to skończyć katastrofą.
Pierwszą rzeczą, którą należy ustalić przy poszukiwaniu sali, jest oczywiście lokacja. Odpowiedz sobie na pytanie, czy chcesz zaprosić wszystkich do centrum miasta, czy wolałbyś, żeby spotkanie odbyło się w spokojnej okolicy? Skąd przybędą goście? Czy czeka ich długa podróż?Czy łatwiej będzie im dotrzeć do miasta, czy dojazd do dalej położonego miejsca nie sprawi im problemu? Warto wybrać taką lokację, która będzie dogodna dla większości gości. Jeżeli uczestnicy spotkania mają przyjechać z daleka, zapewnij im nocleg. Nie będą musieli wychodzić wcześniej. Wiedząc, że nie muszą się nigdzie spieszyć, będą mogli się zrelaksować i skupić na pracy.
Kiedy już mniej więcej wiesz, gdzie szukać, musisz zastanowić się ilu gości chcesz zgromadzić. Od tego zależy, jak dużej sali będziesz potrzebować. Weź pod uwagę różne nieprzewidziane okoliczności - nie ma sensu rezerwować ogromnej sali dla dziesięciu osób, ale może zdarzyć się, że przyjedzie dwa razy więcej. Najlepiej poproś o potwierdzenie przyjazdu, ale pamiętaj, że ktoś może się namyślić w ostatniej chwili. W każdym razie lepiej, żeby miejsc było nieco więcej, niż za mało. Planuj tak, aby zmieścili się wszyscy, nawet nieprzewidziani goście. Musisz zawsze mieć w zapasie dodatkowe krzesła, tak by w razie czego mieć ich na czym posadzić. Jeżeli to impreza z noclegiem, warto zarezerwować dodatkowy pokój. Pamiętaj - musisz być przygotowany na każdą ewentualność.
Kiedy już zarezerwujesz salę, pamiętaj aby sprawdzić, czy wszystkie urządzenia pomocnicze będą na miejscu. Nie wyjdziesz w oczach współpracowników na profesjonalistę biegając gorączkowo w poszukiwaniu projektora. Dowiedz się też, czy posiłki, przekąski i napoje są wliczone w cenę sali. Nie chcesz chyba, by twoi goście płacili za lunch z własnej kieszeni?
Jeżeli planujesz kilkudniowe spotkanie, pamiętaj, że nie tylko pracą człowiek żyje. Dowiedz się, co ciekawego można robić w okolicy. Jeśli po długim męczącym dniu zaproponujesz uczestnikom konferencji saunę, basen albo wycieczkę do pobliskiego parku, pozwoli to im się odprężyć. Takie rozluźnienie wprawi ich w lepszy humor, dzięki temu następnego dnia będą mieć więcej zapału do pracy. Najlepiej jednak uprzedź ich o możliwych atrakcjach wcześniej - niech mają szansę się przygotować. Nikt w końcu nie chciałby grać w golfa w garniturze.
Kiedy już wiesz, czego szukać, będziesz mógł wybrać idealne miejsce na swoją konferencję. Dzięki temu masz gwarancję, że spotkanie ma szansę zakończyć się sukcesem. Pamiętaj, że jeśli uczestnicy imprezy będą zadowoleni, masz większe szanse nawiązać z nimi owocną współpracę. A o to przecież w tym wszystkim chodzi, prawda?
Agnieszka Kaniuka
Każdy chce, by impreza którą organizuje wypadła jak najlepiej.Połowę sukcesu zapewnia dobre planowanie. Dlatego zanim zdecydujesz, dokąd zaprosić swoich gości, musisz dokładnie przemyśleć wiele czynników. Sala, którą wybierzesz musi być przede wszystkim dostosowana do twoich potrzeb, ale musi zarazem być komfortowym miejscem dla twoich gości.
Przede wszystkim ważne jest, aby poszukiwania rozpocząć parę tygodni przed zaplanowanym wydarzeniem. Jeżeli weźmiesz się do tego w ostatniej chwili, wszystkie sensowne miejsca będą już zajęte. Warto wcześniej podjąć decyzję i upewnić się, że sala będzie wolna w wyznaczonym terminie. Zarezerwuj ją wcześniej, a będziesz spać spokojnie.
Planując konferencję najczęściej musisz trzymać się ustalonego budżetu. Pamiętaj jednak, że nie zawsze wybór najtańszego miejsca jest najlepszy. Przecież chcesz zrobić dobre wrażenie na swoich gościach. Jeśli sala będzie mała i duszna, jeżeli nie będą mieli gdzie zaparkować i będą musieli płacić za posiłki czy napoje, z pewnością nie będą dobrze wspominać tego wydarzenia, a tego przecież nie chcesz. Prestiż twojej firmy na tym ucierpi i następnym razem nikt nie będzie chciał robić z tobą interesów. Wyznacz więc sobie pewne granice, ale nie bądź sknerą.Czasem lepiej wydać nieco więcej pieniędzy i potraktować to jako dobrą inwestycję na przyszłość, niż trochę zaoszczędzić, jeśli ma się to skończyć katastrofą.
Pierwszą rzeczą, którą należy ustalić przy poszukiwaniu sali, jest oczywiście lokacja. Odpowiedz sobie na pytanie, czy chcesz zaprosić wszystkich do centrum miasta, czy wolałbyś, żeby spotkanie odbyło się w spokojnej okolicy? Skąd przybędą goście? Czy czeka ich długa podróż?Czy łatwiej będzie im dotrzeć do miasta, czy dojazd do dalej położonego miejsca nie sprawi im problemu? Warto wybrać taką lokację, która będzie dogodna dla większości gości. Jeżeli uczestnicy spotkania mają przyjechać z daleka, zapewnij im nocleg. Nie będą musieli wychodzić wcześniej. Wiedząc, że nie muszą się nigdzie spieszyć, będą mogli się zrelaksować i skupić na pracy.
Kiedy już mniej więcej wiesz, gdzie szukać, musisz zastanowić się ilu gości chcesz zgromadzić. Od tego zależy, jak dużej sali będziesz potrzebować. Weź pod uwagę różne nieprzewidziane okoliczności - nie ma sensu rezerwować ogromnej sali dla dziesięciu osób, ale może zdarzyć się, że przyjedzie dwa razy więcej. Najlepiej poproś o potwierdzenie przyjazdu, ale pamiętaj, że ktoś może się namyślić w ostatniej chwili. W każdym razie lepiej, żeby miejsc było nieco więcej, niż za mało. Planuj tak, aby zmieścili się wszyscy, nawet nieprzewidziani goście. Musisz zawsze mieć w zapasie dodatkowe krzesła, tak by w razie czego mieć ich na czym posadzić. Jeżeli to impreza z noclegiem, warto zarezerwować dodatkowy pokój. Pamiętaj - musisz być przygotowany na każdą ewentualność.
Kiedy już zarezerwujesz salę, pamiętaj aby sprawdzić, czy wszystkie urządzenia pomocnicze będą na miejscu. Nie wyjdziesz w oczach współpracowników na profesjonalistę biegając gorączkowo w poszukiwaniu projektora. Dowiedz się też, czy posiłki, przekąski i napoje są wliczone w cenę sali. Nie chcesz chyba, by twoi goście płacili za lunch z własnej kieszeni?
Jeżeli planujesz kilkudniowe spotkanie, pamiętaj, że nie tylko pracą człowiek żyje. Dowiedz się, co ciekawego można robić w okolicy. Jeśli po długim męczącym dniu zaproponujesz uczestnikom konferencji saunę, basen albo wycieczkę do pobliskiego parku, pozwoli to im się odprężyć. Takie rozluźnienie wprawi ich w lepszy humor, dzięki temu następnego dnia będą mieć więcej zapału do pracy. Najlepiej jednak uprzedź ich o możliwych atrakcjach wcześniej - niech mają szansę się przygotować. Nikt w końcu nie chciałby grać w golfa w garniturze.
Kiedy już wiesz, czego szukać, będziesz mógł wybrać idealne miejsce na swoją konferencję. Dzięki temu masz gwarancję, że spotkanie ma szansę zakończyć się sukcesem. Pamiętaj, że jeśli uczestnicy imprezy będą zadowoleni, masz większe szanse nawiązać z nimi owocną współpracę. A o to przecież w tym wszystkim chodzi, prawda?
Agnieszka Kaniuka
